Laserfiche WebLink
11 <br /> KPI: Council‐staff communication  <br />Effectiveness rating of 7 or greater on 1‐10 Communication index  <br />  <br />RESULTS  <br />  <br />The following are the preferred methods of updating and providing information to Council by the City Manager or City  <br />Staff.  <br />  Mayor Jacobsen – phone calls or emails  Councilmember Bauman – phone calls or emails to city email  Councilmember Burg – texts or phone calls  Councilmember Jacobsen –phone calls   Councilmember Strub – phone calls or emails to personal email  <br />  <br />Other avenues of communication that keep elected officials and staff connected are as follows:  <br />  Weekly memo  Ilegislate/IPAD ‐ Council and Worksession Meeting Packets  Teamtalk  Staff memos  Emails  Phone  Team Building  Neighborhood Meetings  Townhalls  Website  Monthly Financial Statements  Quarterly Financial Statements  Comprehensive Annual Financial Report (CAFR)  Audit Reports  Annual Budgets  Utility Rate Analysis  Quarterly Investment Reports  Social Media sites i.e. Facebook for Public Safety and Parks and Recreation  Constant Contact – Parks and Recreation  Monthly reporting i.e. Public Safety monthly report  NBE Exchange Update/Newsletter  Council liaison reporting at Council meetings (attendance of meetings by Council/staff usually sends liaison  <br />updates before regular meeting.)  Fix311  <br />  <br />INTERPRETATION  <br />  <br />In 2014. Council‐staff communication was discussed at two worksessions. This discussion focused on formal  <br />communication such as the weekly memo and staff reports to Council as well as other kinds of formal communication.  <br />Council at that time commented that the avenues for receiving information from staff were working and even  <br />commented that recent changes to the weekly memo were noticed and appreciated. In 2014 Council indicated their  <br />preferred method of receiving updates from the City Manager as noted above. Recently, the City Council directed staff to  <br />have the weekly memo sent on Fridays and staff responded. Staff will continue to alter Communication with Council  <br />members as needed.   <br />  <br />RESPONSE  <br />  <br />Historically there have been discussions on creating an index for this KPI. The current communication methods have  <br />been reported as effective and satisfactory. If the City Council believes there needs to be a rating of this KPI then that  <br />needs to be created by them at a future meeting. It is the professional opinion of the City Manager that Council should  <br />review the methods of communication that exist from time to time and provide direction on their information needs.