Laserfiche WebLink
14 <br /> <br />uncompleted buildings or structures or  <br />capital improvement construction projects.  <br />  <br />Capital Asset Forms  <br />The capital asset forms include asset acquisition and/or disposition and transfer information.  The  <br />information required on these forms is necessary to update the capital asset database.  For guidance in  <br />the flow of information, please refer to attachment A Capital Asset Procedures.  Attachments B & C are  <br />copies of the Capital Asset Forms.  <br />User Department Responsibilities  <br />The user department is the department that purchases, controls, and uses an asset.  This department is  <br />responsible for notifying the Finance Department, in a timely manner, of purchases, transfers, retirements  <br />and betterments of an asset.  The capital asset form is the vehicle through which notification will be  <br />made.  <br />In general, user departments carefully analyze asset needs in order to expend budgeted amounts wisely.   <br />The user department is responsible for obtaining the best price available and securing and controlling the  <br />capital asset use.  All purchases should follow the guidelines found in the Purchasing Policy.  <br />The user department is responsible for notifying the Finance Department within two weeks of any asset  <br />acquisition, disposal, transfer, or betterment.   <br />1) Acquisition – The user department is responsible for completing the department’s portion of the capital  <br />asset form and submitting it to the Finance along with the purchase order, a copy of the Council approval,  <br />and invoice for payment.  This will be used as documentation for recording the capital asset.  <br />2) Disposal – The capital asset form provides a section where disposal information can be recorded.  The  <br />City Manager must review all dispositions before they occur.  The user department is responsible for  <br />notifying the Finance Department of the date, method, and any proceeds from disposal.  <br />3) Transfers – The capital asset form provides a section where transfer information can be recorded.  The  <br />department that transfers the asset is responsible for notifying the Finance Department of the asset  <br />transferred and the new and old locations.  <br />4) Betterments – Finance should be notified of any costs that materially add to the value of an asset or  <br />potentially and substantially prolong its life.    <br />Finance Department Responsibility  <br />The Finance Department is responsible for maintaining the capital asset system, preparing necessary  <br />financial statements and note disclosures, providing audit work papers and back‐up documents, and  <br />conducting internal accounting procedures.  <br />1) Capital Asset System Maintenance – All systems require maintenance in order to produce accurate and  <br />timely information.  System maintenance for the capital asset system includes inputting information from  <br />the capital asset form to the capital asset subsystem, reconciling the general ledger to capital asset  <br />additions reports and removing retired assets from the general, internal service, and proprietary funds.  <br />2) Annual Financial Reporting – The Finance Department is responsible for preparing the required  <br />statements and disclosures regarding capital assets which must be included in the City’s annual financial  <br />report.  <br />3) Internal Accounting Controls – Proper internal accounting controls over capital assets require periodic  <br />counts and comparisons to existing subsystem records in order to determine if recorded assets still exist