Laserfiche WebLink
<br />  <br />Attachment B  <br />1/11/2023 <br />G:\Policies\Capital Asset & Replacement Policies\AssetAddDeleteForm.doc <br />  <br />Capital Asset Coding  <br />  <br />All purchases should be included in the current year budget or CIP.  The fund from which the item is  <br />purchased should help determine the coding.  If you have any questions, contact the Finance  <br />Department for assistance.  <br />  <br />Fund      Coding                           <br />Fleet Replacement Fund  603‐department‐46200  <br />Non‐Fleet Replacement Fund  604‐department‐46200  <br />Parks Capital Fund    403‐6000‐46xxx‐Project#  <br />Information Technology Fund 605‐department‐46200  <br />Water Fund    701‐0000‐46xxx‐Project#  <br />Sewer Fund    702‐0000‐46xxx‐Project#  <br />Stormwater Fund    703‐0000‐46xxx‐Project#  <br />  <br />When using a project number the expense account may vary (ex 46200, 46751, 46769). This would be  <br />the case in instances where the asset acquisition involves many vendors and requires more tracking  <br />to determine the cost.  <br />  <br />Authorized Approvers  <br />  <br />This form must include a signature from the authorized approver in order for processing. Approval  <br />authority is based on the value of the asset being purchased or disposed.  <br />  <br />Approver  Value  <br />City Council  Over $20,000 – Attach copy of Council Report in lieu of signature  <br />City Manager  Up to $20,000  <br />Department Head Up to $10,000  <br />Supervisor  See Delegation of Authority Record  <br />  <br />Flow of Information  <br />  <br />The user department is responsible for completing this form and attaching a scanned copy to the AP  <br />entry along with the invoice, Council Report, and any other backup required for the purchase. All  <br />Fleet items require a Fleet number to be assigned from the Garage. This fleet number should be  <br />included on all scanned AP documentation.   <br />  <br />All hardcopies of the scanned information should be sent to Joe Ingebrand in Finance for processing.  <br />Once received, the titling paperwork will be sent to the License Bureau, the invoice will be processed  <br />by AP, and the asset and insurance records will be updated.  <br />  <br />For complete details see the Capital Asset Policy. Incomplete forms and lack of proper purchasing  <br />authorization may delay payment to the vendor.  <br />  <br />  <br />