Laserfiche WebLink
6 <br /> <br />OBJECTIVES  <br /> To maintain a proper system of internal accounting controls regarding the acquisition and disposition  <br />of capital assets.  <br /> To substantiate capital asset values in accordance with Generally Accepted Accounting Principles  <br />(GAAP) for financial reporting purposes.   <br /> To provide data to complete long range planning for asset maintenance and replacement and aid in  <br />budget preparation, analysis, and approval.  <br /> To provide depreciation calculations for those assets which depreciation has been determined to be  <br />an appropriate expense measure.   <br /> To assign responsibility for the custody and proper use of specific capital assets to the appropriate  <br />department officials.  <br /> To provide information for insurance purposes.    <br />  <br />CAPITAL ASSETS VS. INVENTORY  <br />DEFINITION  <br />THE TERM “CAPITAL ASSET” IS USED TO DESCRIBE ASSETS THAT ARE USED IN OPERATIONS AND THAT HAVE  <br />INITIAL LIVES EXTENDING BEYOND A SINGLE REPORTING PERIOD.  THE CAPITALIZATION THRESHOLD FOR THE CITY  <br />IS AN ASSET WITH A VALUE EQUAL TO OR GREATER THAN $5,000 AND HAS AN ESTIMATED USEFUL LIFE OF AT  <br />LEAST TWO YEARS.    <br />  <br />CAPITAL ASSETS INCLUDE: LAND, LAND IMPROVEMENTS, BUILDINGS, BUILDING IMPROVEMENTS, CONSTRUCTION  <br />IN PROGRESS, MACHINERY AND EQUIPMENT, VEHICLES, INFRASTRUCTURE, EASEMENTS, AND WORKS OF ART AND  <br />HISTORICAL TREASURES.  A CAPITAL ASSET IS TO BE REPORTED AND, WITH CERTAIN EXCEPTIONS, DEPRECIATED IN  <br />GOVERNMENT‐WIDE STATEMENTS. IN THE GOVERNMENT‐WIDE STATEMENTS, ASSETS THAT ARE NOT  <br />CAPITALIZED ARE EXPENDED IN THE YEAR OF ACQUISITION.  INFRASTRUCTURE ASSETS ARE LONG‐LIVED CAPITAL  <br />ASSETS THAT NORMALLY CAN BE PRESERVED FOR A SIGNIFICANT GREATER NUMBER OF YEARS THAN MOST  <br />CAPITAL ASSETS AND THAT ARE NORMALLY STATIONARY IN NATURE.  EXAMPLES INCLUDE ROADS, BRIDGES,  <br />SIDEWALKS, DRAINAGE SYSTEMS, WATER SYSTEMS, AND SANITARY SEWER SYSTEMS.  INFRASTRUCTURE ASSETS  <br />DO NOT INCLUDE BUILDINGS, DRIVES, PARKING LOTS OR ANY OTHER EXAMPLES GIVEN ABOVE THAT ARE  <br />INCIDENTAL TO PROPERTY OR ACCESS TO THE PROPERTY.  <br />VS. INVENTORY  <br />IN GENERAL, INVENTORY REFERS TO THOSE ITEMS BELOW THE CAPITALIZATION THRESHOLD WITH A LIFE OF LESS  <br />THAN TWO YEARS.  MAINTAINING SCHEDULES AND RECORDS OF CAPITAL ASSETS COSTING $4,999 OR LESS WILL  <br />BE THE RESPECTIVE DEPARTMENTS’ RESPONSIBILITY.  FOR INTERNAL CONTROL PURPOSES, ALL ITEMS VALUED  <br />BETWEEN $2,500 AND $4,999 WITH AN ESTIMATED LIFE OF AT LEAST TWO YEARS SHOULD BE INVENTORIED,  <br />BUT NOT CAPITALIZED.  IN ADDITION THESE PURCHASES WILL BE EXPENSED IN THE APPROPRIATE DEPARTMENTS’  <br />OPERATING BUDGET.  <br />  <br />ACCOUNTING SYSTEMPOLICIES AND PROCEDURES  <br />ACCOUNTING SYSTEM  <br />The capital asset system maintains a complete database of all City assets that are subject to capitalization.   <br />Maintaining this system requires coordination and cooperation between departments that purchase, use,  <br />and dispose of assets and the Finance Department that record, manage, and report on the capital asset  <br />system.    <br />The City’s capital asset accounting system is maintained in an Access databasethe BS&A Fixed Asset  <br />module and is a subsidiary system that is connected to the City’s general ledger system. which is  <br />independent of the City’s general ledger system.  The major functions of this system are to maintain asset