Laserfiche WebLink
7 <br /> <br />records by activity and type, and to provide data for financial statements, replacement schedules and  <br />insurance records.. It is updated solely through the use of capital asset forms, construction work papers,  <br />and by reconciling subsystem reports to the general ledger.  Therefore, given the financially material  <br />nature of the City’s capital assets as a whole and the independence of the subsystem, timely notification  <br />to the Finance Department is vital. This system also tracks inventory items.  <br />ACCOUNTING STRUCTURE  <br />The City maintains assets in various funds depending on their type and function.  The list below describes  <br />the funds and the types of assets included.  <br />Fleet Replacement Fund – accounts for all fleet related equipment including vehicles, trucks, motorized  <br />trailers, riding lawnmowers and other motorized equipment.  <br />Non‐Fleet (equipment) Replacement Fund – accounts for all capital assets not accounted for in the Fleet  <br />Replacement Fund that have a planned replacement scheduled using installments to save for future  <br />purchases.  <br />Pavement Management Fund – Effective 1/1/2010 the Pavement Management Fund was created to  <br />account for replacement funds for items such as parking lots, asphalt trails, and tennis courts.  These  <br />Items were previously scheduled in the Non‐Fleet Fund.accounts for the replacement of items such as  <br />parking lots, asphalt trails and tennis courts.  <br />Information Technology Fund – accounts for all of the capital assets such as computers, network systems,  <br />printers, copiers, and phone system.    <br />Golf Course Enterprise Fund – accounts for all assets needed in the operation of the Golf Course.   <br />Effective 1/1/2010, all scheduled fleet and non‐fleet items for the Golf Course will be recorded in the  <br />appropriate Fleet or Non‐Fleet Replacement Fund.  <br />Water Enterprise Fund – accounts for all of the capital assets needed in the operation of the water utility  <br />system.  However, scheduled fleet and non‐fleet items are recorded in the appropriate Fleet on Non‐Fleet  <br />Replacement Fund.  <br />Sewer Enterprise Fund ‐ accounts for all of the capital assets needed in the operation of the sewer utility  <br />system.  However, scheduled fleet and non‐fleet items are recorded in the appropriate Fleet on Non‐Fleet  <br />Replacement Fund.  <br />Stormwater Utility Enterprise Fund ‐ accounts for all of the capital assets needed in the operation of the  <br />stormwater utility system. However, scheduled fleet and non‐fleet items are recorded in the appropriate  <br />Fleet on Non‐Fleet Replacement Fund.  <br />General Fixed Asset Account Group (GFAAG) – accounts for all capital assets used by general city  <br />departments that are not accounted for in any other fund.     <br />VALUATION  <br />1) Basis  <br />Capital assets should be accounted for at original cost, or if the cost is not practicably determinable, at  <br />estimated cost.  Donated capital assets should be recorded at their estimated fair market value at the  <br />time received.  <br />2) Cost Definition  <br />Cost refers to an objectively determinable dollar value and will include the purchase price and any  <br />ancillary charges necessary to place the asset in its intended location and condition for use.  These