Laserfiche WebLink
11 <br /> <br />1) Public Sale ‐ A notice of public sale shall be published in the official newspaper stating that the City is  <br />accepting sealed offers on the capital asset.  The notice shall be placed in the newspaper at least ten (10)  <br />days prior to the close of offers.  The capital asset shall be sold to the party who presents the highest cash  <br />offer under the stipulated terms.  <br />P1) Public Auction  <br />In lieu of Subsection 1, tThe capital asset shall be sold at public auction in accordance with the City  <br />Code.  <br />32) Nominal Negligible value  <br />The determination of the value of the capital asset shall be made by the Department Head having  <br />responsibility for it, subject to reviewbeen delegated authority by the City Manager.  If the City  <br />Manager has determined that the capital asset currently has a nominalnegligible  value, then the  <br />capital asset may be discarded or donated.    <br />  <br />43) Competitive Bidding  <br />If the expected selling price is $50,000 or more, then competitive bidding requirements must be  <br />followed, as described in Chapter Two of the Administrative Codethe Employee Handbook Section  <br />31titled “Purchasing Policy.”.  <br />The Finance Department should be notified of any disposals so that the capital asset records can be  <br />properly updated.  In addition, any lost or stolen items should be reported so that the proper paper work  <br />can be submitted to our insurance provider. See Attachment B.   <br />Assets that are sold will be retired from the capital asset system at original cost less any applicable  <br />accumulated depreciation.  Any proceeds from the sales will be credited to a revenue account in the fund  <br />that accounts for the asset.  Obsolete or scrapped assets will also be retired in the same manner.  <br />Other provisions, such as bond covenants or other agreements, may supersede these City procedures.  <br />TRADES  <br />An asset may be traded through a transaction involving the acquisition of a new asset.  The traded assets  <br />will be retired from the capital asset system at its book value, which is original cost less any applicable  <br />depreciation.    <br />TREATMENT OF SUBSEQUENT COSTS  <br />Expenditures for maintenance or betterment may be made relating to an asset after its original  <br />acquisition.  Costs that materially add to the value of the asset or substantially prolong its life will be  <br />capitalized.  All other maintenance costs will be considered as operating expenditures or expenses in the  <br />year they were completed.    <br />TRANSFERS  <br />A capital asset may be transferred between departments.  The Finance Department must be notified of  <br />the change for proper allocation of costs and reporting purposes. See Attachment C.  <br />DEPRECIATION  <br />The City’s depreciation method will be straight line depreciation with a full year’s depreciation taken the  <br />first year after acquisition.  <br />USER DEPARTMENT RESPONSIBILITIES  <br />The user department is the department that purchases, controls, and uses an asset.  This department is  <br />responsible for notifying the Finance Department, in a timely manner, of purchases, transfers, retirements