Laserfiche WebLink
12 <br /> <br />and betterments of an asset.  The capital asset form is s are the vehicle through which notification will be  <br />made.  <br />In general, user departments carefully analyze asset needs in order to expend budgeted amounts wisely.   <br />The user department is responsible for obtaining the best price available and securing and controlling the  <br />capital asset use.  All purchases should follow the guidelines found in the Purchasing Policy.  <br />The user department is responsible for notifying the Finance Department within two weeks of any asset  <br />acquisition, disposal, transfer, or betterment.   <br />FINANCE DEPARTMENT RESPONSIBILITY  <br />The Finance Department is responsible for maintaining the capital asset system, preparing necessary  <br />financial statements and note disclosures, providing audit work papers and back‐up documents, and  <br />conducting internal accounting procedures.  <br />Proper internal accounting controls over capital assets require periodic counts and comparisons to  <br />existing subsystem records in order to determine if recorded assets still exist and if they are accounted for  <br />in the proper department. Department hHeads will review their replacement schedules annually to  <br />ensure their capital assets are being accurately tracked and budgeted. In addition, a comprehensive list of  <br />fully‐depreciated assets will be distributed to all Ddepartment hHeads, who will compare the list to the  <br />capital assets in use and will report any changes or discrepancies to the Finance Department.  <br />  CAPITAL ASSET FORMS  <br />The capital asset forms include asset acquisition and/or disposition and transfer information.  The  <br />information required on these forms is necessary to update the capital asset database.  For guidance in  <br />the flow of information, please refer to attachment A Capital Asset Procedures.  Attachments B & C are  <br />copies of the Capital Asset Forms.  <br />ATTACHMENTS  <br />Attachment A – Capital Asset Acquisition Procedures  <br />Attachment B – Capital Asset Record Acquisition and or Disposal Form  <br />Attachment C – Capital Asset Record Transfer Form  <br />Estimated Useful Lives  <br />The table below is to be used as a guide to determine the useful life of various assets.  This is the  <br />basis for calculating depreciation and estimating replacement.  This table is a guide and depending  <br />on managerial determination, can vary.  Land is not depreciable and therefore, no estimated  <br />useful life is made.    <br />Assets Useful Lives <br />Buildings and Structures 15‐100 years  <br />Machinery, Equipment, & Furnishings 5‐25 years  <br />Other Improvements 10‐40 years  <br />Fleet (vehicles) 3‐25 years  <br />Water Lines 40‐50 years