Laserfiche WebLink
Capital Asset Acquisition Procedures Attachment A <br />See Capital Asset Policy for more details. <br />Process Payment <br />Accountant II gets asset records from BS&A  <br />Accounts Payable, runs all asset expense accounts  <br />(46XXX and 42280) from GL & reviews both for items  <br />to be capitalized.  Also works with DCAD to provide  <br />project details for Water, Sewer, Storm, and Streets. <br />Accountant II ‐Update  <br />BS&A Fixed Asset Database and  <br />record in General Ledger. Update Fleet, Non‐ <br />Fleet, Info Tech, & Pavement Mgmt replacement  <br />schedules to reflect actual replacement costs.   <br />Distribute schedules to Dept. Heads for an  <br />annual review. <br />Asset acquired with a value over $5,000 and a  <br />useful life of at least 2 years <br />User Department –attach completed Capital Asset Record  <br />form and a copy of Council Approval (budget or resolution)  <br />to completed Accounts Payable entry in BS&A, mark "flag  <br />as asset" check box and submit to Finance for payment. <br />Finance Department ‐ <br />Is information complete for  <br />both payment and asset  <br />YES <br />NO <br />1/9/2023 G:\AUDITDIR\2021\1 - Audit Workpapers\D - Planning\36 - 2021 Internal Controls